El CAI del SAR en Honduras, la Clave de Autorización de Impresión, no lo pide el comerciante por su cuenta cuando factura en talonarios: lo solicita una imprenta inscrita en el Registro Fiscal de Imprentas, a nombre de su cliente, con el formulario SAR-924. Para que el Servicio de Administración de Rentas lo otorgue, el RTN debe estar actualizado y las declaraciones al día. La autorización dura como máximo un año.
Sin CAI no hay factura válida. Lo exige el Reglamento del Régimen de Facturación (Acuerdo 481-2017, publicado en La Gaceta 34,413 del 10 de agosto de 2017), que obliga a entregar comprobante a todo el que vende bienes o presta servicios, aunque la operación no pague impuesto sobre ventas. La factura electrónica está prevista en ese mismo reglamento, pero en 2026 el SAR todavía no la ha impuesto con carácter general, así que el CAI sigue siendo la pieza que da validez a facturas, tickets, recibos por honorarios y notas de crédito.
La definición legal es escueta: el CAI es una serie alfanumérica que el SAR genera electrónicamente para autenticar cada autorización de impresión (artículo 4 del reglamento). Junto con el código vienen un rango de numeración y una fecha límite de emisión. Las tres cosas tienen que aparecer impresas en cada documento.
Paso a paso: del RTN al primer talonario con CAI
El orden importa, porque cada paso depende del anterior. Un negocio que acaba de abrir suele tardar más en el primero que en todos los demás juntos.
- RTN y Oficina Virtual en orden. Hace falta el Registro Tributario Nacional con los datos del negocio al día (dirección, actividad, establecimientos) y el contrato de adhesión con su contraseña tributaria. Si aún no lo tiene, empiece por sacar el RTN y activar la Oficina Virtual del SAR.
- Inscripción en el Régimen de Facturación. El artículo 45 pide indicar la modalidad de impresión, los tipos de documento que va a emitir, los establecimientos y los puntos de emisión (cada caja o terminal que factura).
- Elegir imprenta. Debe figurar en el Registro Fiscal de Imprentas del SAR (artículo 46). La imprenta le pedirá copia de su identidad o RTN y que firme o selle la solicitud de impresión.
- La imprenta presenta el SAR-924. Lo hace en el sistema DET Live del SAR con el RTN del cliente. Si la solicitud pasa los controles, el SAR asigna el CAI, el rango de numeración y la fecha límite.
- Impresión y activación. La imprenta imprime exactamente lo autorizado y, al entregarle los talonarios, los activa con el formulario SAR-925. Guarde el recibo de entrega.
- Uso hasta el límite. Los documentos se usan hasta la fecha límite o hasta agotar el rango, lo que ocurra primero.
La propia guía oficial del formulario SAR-925 recuerda a las imprentas que cada solicitud debe ir firmada por el contribuyente o su representante legal y respaldada con copia de su identidad o RTN. Si una imprenta le ofrece facturas sin pedirle nada de esto, desconfíe.
Qué revisa el SAR antes de dar la autorización
El CAI no es automático. El artículo 63 del reglamento permite al SAR limitar o condicionar la autorización según el comportamiento tributario del solicitante, y enumera los criterios:
- información actualizada en el Registro Tributario Nacional;
- cumplimiento de las obligaciones formales y materiales (declarar y pagar);
- deudas líquidas, firmes y exigibles pendientes de pago;
- procedimientos que el SAR no ha podido notificar por causa del contribuyente, como verificaciones o fiscalizaciones.
En la práctica, la solicitud tropieza casi siempre con una declaración mensual sin presentar o con un domicilio fiscal desfasado. Antes de ir a la imprenta conviene revisar en la Oficina Virtual que no haya omisos, por ejemplo en la declaración mensual del ISV, y comprobar si puede obtener la solvencia fiscal, que es buen termómetro de su situación.
Si la solicitud se rechaza, el artículo 64 da diez días hábiles, contados desde el día siguiente a la comunicación, para presentarse ante el SAR y regularizar la situación. En ese mismo plazo, quien no esté de acuerdo con el rechazo puede pedir la verificación de la gestión en forma física o por el buzón electrónico.
Imprenta o autoimpresor: cómo se pide el CAI en cada modalidad
El reglamento reconoce dos modalidades de impresión. La más común en pulperías, ferreterías, talleres y profesionales es la imprenta; los negocios con sistema informático o máquina registradora pueden inscribirse como autoimpresores.
| Modalidad | Quién gestiona la autorización | Cómo se otorga el CAI | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Imprenta | La imprenta certificada, a nombre del cliente (art. 60) | Por cada solicitud de impresión, con rango y fecha límite | Obligatoria para facturas prevaloradas, recibos por honorarios profesionales y constancias de donación (art. 46) |
| Autoimpresor por máquina registradora | El contribuyente inscrito como autoimpresor | Por equipo | Emite tickets |
| Autoimpresor por sistema computarizado | El contribuyente inscrito como autoimpresor (art. 47) | Por sistema y tipo de documento, con rango correlativo (art. 59) | El sistema debe integrarse con contabilidad o inventarios |
Un médico, una abogada o un contador que factura por su cuenta no puede usar autoimpresor para sus recibos por honorarios: el artículo 46 los reserva a la imprenta. Lo explicamos con más detalle en la guía del ISV en servicios profesionales.
Cómo leer una factura con CAI y su número de 16 dígitos
Según el artículo 10, una factura impresa debe mostrar los datos del emisor (RTN, nombre o razón social, dirección, teléfono y correo), la palabra «Factura», el CAI, la fecha límite de emisión, el rango autorizado, el destino de las copias (original para el cliente, copia para el emisor) y un número correlativo de 16 dígitos con este formato:
| Bloque | Dígitos | Qué identifica | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Establecimiento | 3 | Código asignado por el SAR; la casa matriz es 000 | 000 |
| Punto de emisión | 3 | La caja o terminal que emite | 001 |
| Tipo de documento | 2 | 01 = factura | 01 |
| Correlativo | 8 | Numeración que empieza en 00000001 | 00000001 |
La primera factura de la casa matriz desde su primera caja sería, por tanto, 000-001-01-00000001. Los documentos no pueden imprimirse en papel térmico ni llevar borrones o tachaduras (artículo 38).
Cuántas facturas pedir: un cálculo antes de ir a la imprenta
Como la autorización vence como máximo al año (artículo 62), pedir un rango demasiado grande no ahorra nada: lo que sobre al vencer no se puede usar. Supongamos que doña Marleny tiene una pulpería en Danlí, abre 26 días al mes y emite unas 15 facturas diarias. En un mes usa 15 × 26 = 390 facturas, y en doce meses 390 × 12 = 4,680. Un rango de 5,000 le alcanza con margen. Si encargara 10,000, al vencer el CAI le quedarían alrededor de 10,000 − 4,680 = 5,320 facturas inútiles, que además tendría que reportar como no utilizadas.
El precio de los talonarios lo fija cada imprenta, así que conviene pedir presupuesto a más de una. El SAR no publica una tasa propia por emitir el CAI; si tiene dudas sobre algún cobro, consúltelo directamente en el portal del SAR.
¿Qué pasa si vence el CAI o se pierde un talonario?
Una vez pasada la fecha límite, los documentos pierden su validez y no pueden usarse (artículo 62). Hay que tramitar una nueva autorización antes de que llegue ese día, no después: el día del vencimiento el negocio se queda sin poder facturar.
El artículo 42 obliga a comunicar al SAR la no utilización de documentos dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al hecho que la causa. Los supuestos más frecuentes son:
- vencimiento del plazo de la autorización con documentos sin usar;
- cambio de los datos impresos, como la dirección o la razón social;
- cierre temporal o definitivo de un establecimiento, o baja de un punto de emisión;
- deterioro que impida usar los documentos;
- robo o extravío, con la denuncia ante la autoridad competente;
- errores en los requisitos detectados después de la entrega.
La imprenta no puede reponer talonarios robados o extraviados ni reimprimir trabajos ya entregados: son prohibiciones expresas del reglamento. Cualquier reposición pasa por una autorización nueva. Del lado del comprador, el artículo 39 le hace responsable de comprobar la validez de los comprobantes con los que respalda su crédito fiscal del ISV o sus gastos del ISR, de modo que una factura con el CAI vencido le crea un problema también a su cliente. Esa comprobación se hace en línea, como explica la guía para validar una factura del SAR.
Preguntas frecuentes sobre el CAI
¿Puedo pedir el CAI yo mismo desde la Oficina Virtual?
Si factura con talonarios de imprenta, no. El artículo 60 dispone que la autorización se solicita a través de las imprentas certificadas, que presentan el formulario SAR-924 con su RTN. Lo que sí le corresponde a usted es tener el RTN actualizado, estar inscrito en el Régimen de Facturación y firmar la solicitud. Quien se inscribe como autoimpresor gestiona sus propias autorizaciones por los medios que habilita el SAR.
¿Cada sucursal necesita su propio CAI?
Sí. La autorización se concede por punto de emisión (artículo 59), y cada establecimiento tiene su propio código dentro del número de 16 dígitos. Un negocio con casa matriz y una sucursal, cada una con una caja, maneja dos autorizaciones distintas, con sus rangos y fechas límite. Al abrir o cerrar un local hay que actualizarlo primero en el RTN y en el Régimen de Facturación.
¿Me pueden negar el CAI por tener deudas con el SAR?
Pueden limitarlo o condicionarlo. Entre los criterios del artículo 63 están las deudas líquidas, firmes y exigibles y el incumplimiento de declaraciones. Si la solicitud se rechaza, tiene diez días hábiles para regularizar o pedir la verificación. En muchos casos basta con presentar la declaración pendiente y volver a pedir la impresión a la imprenta.
¿Cuánto dura la autorización de impresión?
Un año como máximo, según el artículo 62. La fecha límite exacta aparece impresa en cada documento y puede ser menor si el SAR lo decide en función del comportamiento tributario del contribuyente. Al vencer, los documentos que sobren dejan de ser válidos y deben reportarse como no utilizados en los diez primeros días hábiles del mes siguiente.
¿Necesito CAI si estoy en el régimen simplificado del ISV?
La obligación de entregar comprobante fiscal alcanza a cualquiera que venda bienes o preste servicios, aunque la operación no esté gravada (artículo 9 del reglamento), así que el pequeño contribuyente también factura con CAI. Lo que cambia en el régimen simplificado del ISV es la forma de declarar y pagar el impuesto, no la necesidad de usar documentos autorizados.
Esta guía resume el Reglamento del Régimen de Facturación tal como se publicó en La Gaceta; ante un caso concreto, sobre todo si hay reparos del SAR, conviene que lo revise un contador.
El resto de obligaciones del contribuyente, desde el RTN hasta las declaraciones, está reunido en la sección de impuestos y trámites del SAR. Si su duda es qué cambiará con la emisión en línea, lea la guía sobre facturación electrónica en Honduras.